IT AUDIT TRAIL

ETIKA & PROFESIONALISME TSI

“IT AUDIT TRAIL”

Kelompok 1 :

1.             Anthonius Adnan           (12109952)

   2.             Esti Wiyastuti                   (15109914)

  3.             Lisa Febriani                    (15109860)

  4.             Rakhmat Malik .I.           (14109933)

 5.             Seli Widiastuti                 (10109264)

 6.             Yuli Kristianto                 (14109083)

4 KA 01

UNIVERSITAS GUNADARMA

2013

AUDIT

            Audit teknologi informasi (Inggris: information technology (IT) audit atau information systems (IS) audit) adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu.

            Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya.

            Jejak audit atau log audit adalah urutan kronologis catatan audit, yang masing-masing berisi bukti langsung yang berkaitan dengan dan yang dihasilkan dari pelaksanaan suatu proses bisnis atau fungsi sistem.

            Catatan Audit biasanya hasil dari kegiatan seperti transaksi atau komunikasi oleh orang-orang individu, sistem, rekening atau badan lainnya. Audit IT sendiri berhubungan dengan berbagai macam ilmu, antara lain Traditional Audit, Manajemen Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Ilmu Komputer, dan Behavioral Science. Audit IT bertujuan untuk meninjau dan mengevaluasi faktor-faktor ketersediaan (availability), kerahasiaan (confidentiality), dan keutuhan (integrity) dari sistem informasi organisasi yang bersifat online atau real time.

IT AUDIT TRAIL

          Audit Trail merupakan salah satu fitur dalam suatu program yang mencatat semua kegiatan yang dilakukan tiap user dalam suatu tabel log. Secara rinci, Audit Trail secara default akan mencacat waktu, user, data yang diakses dan berbagai jenis kegiatan. Jenis kegiatan bisa berupa menambah, merubah, dan menghapus. Audit Trail apabila diurutkan berdasarkan waktu bisa membentuk suatu kronologis manipulasi data. Dasar ide membuat  fitur Audit Trail adalah menyimpan histori tentang suatu data (Dibuat, Diubah, atau Dihapus) dan oleh siapa serta bisa menampilkannya secara kronologis. Dengan adanya trail ini, semua kegiatan dalam program yang bersangkutan diharapkan bisa dicatat dengan baik.

            Audit trail sebagai “yang menunjukkan catatan yang telah mengakses sistem operasi komputer dan apa yang dia telah dilakukan selama periode waktu tertentu”. Dalam telekomunikasi, istilah ini berarti catatan baik akses selesai dan berusaha dan jasa, atau data membentuk suatu alur yang logis menghubungkan urutan peristiwa, yang digunakan untuk melacak transaksi yang telah mempengaruhi isi record.

            Dalam informasi atau keamanan komunikasi, audit informasi berarti catatan kronologis kegiatan sistem untuk memungkinkan rekonstruksi dan pemeriksaan dari urutan peristiwa dan / atau perubahan dalam suatu acara.

            Dalam penelitian keperawatan, itu mengacu pada tindakan mempertahankan log berjalan atau jurnal dari keputusan yang berkaitan dengan sebuah proyek penelitian, sehingga membuat jelas langkah-langkah yang diambil dan perubahan yang dibuat pada protokol asli. Dalam akuntansi, mengacu pada dokumentasi transaksi rinci mendukung entri ringkasan buku. Dokumentasi ini mungkin pada catatan kertas atau elektronik. Proses yang menciptakan jejak audit harus selalu berjalan dalam mode istimewa, sehingga dapat mengakses dan mengawasi semua tindakan dari semua pengguna, dan user normal tidak bisa berhenti / mengubahnya. Selanjutnya, untuk alasan yang sama, berkas jejak atau tabel database dengan jejak tidak boleh diakses oleh pengguna normal. Dalam apa yang berhubungan dengan audit trail, itu juga sangat penting untuk mempertimbangkan isu- isu tanggung jawab dari jejak audit Anda, sebanyak dalam kasus sengketa, jejak audit ini dapat dijadikan sebagai bukti atas beberapa kejadian.

            Perangkat lunak ini dapat beroperasi dengan kontrol tertutup dilingkarkan, atau sebagai sebuah ‘sistem tertutup, ”seperti yang disyaratkan oleh banyak perusahaan ketika menggunakan sistem Audit Trail.

CARA KERJA AUDIT TRAIL

Audit Trail Yang Disimpan Dalam Suatu Tabel

a. Dengan menyisipkan perintah penambahan record ditiap Query Insert, Update, Delete

b. Dengan memanfaatkan fitur trigger pada DBMS. Trigger adalah kumpulan SQL statement, yang secara otomatis menyimpan log pada event INSERT, UPDATE, ataupun DELETE pada sebuah tabel.

FASILITAS AUDIT TRAIL

            Fasilitas Audit Trail diaktifkan, maka setiap transaksi yang dimasukkan ke Accurate, jurnalnya akan dicacat di dalam sebuah tabel, termasuk oleh siapa, dan kapan. Apabila ada sebuah transaksi yang di edit, maka jurnal lamanya akan disimpan, begitu pula dengan jurnal barunya.

HASIL AUDIT TRAIL 

Record Audit Trail Disimpan Dalam Bentuk, Yaitu :

a.      Binary File (Ukuran tidak besar dan tidak bisa dibaca begitu saja)

Dengan ukuran log yang dapat mencapai ukuran relatif besar,  maka dapat melakukan penghematan kapasitas ruang harddisk, dengan menyimpan log pada file binary. Walaupun memiliki keuntungan dari sisi penggunaan kapasitas, tetapi file binary tentunya tidak dapat dibaca begitu saja melalui text editor, karena hanya akan melihat karakter-karakter biner yang tidak dapat dimengerti. Maka diharuskan membuat modul atau program untuk melakukan konversi file biner ini, menjadi format yang dapat dibaca dengan mudah.

b.      Text File ( Ukuran besar dan bisa dibaca langsung)

Merupakan jenis log yang mudah digunakan oleh siapapun, Anda dapat langsung melihatnya pada text editor favorit Anda. Kerugiannya selain menyita kapasitas harddisk yang relatif besar, juga tidak terdapat keamanan yang memadai. Siapapun yang dapat mengakses file tersebut akan dapat melihat isi fi le log ini, dan bisa jadi dapat mengubahnya, jika memiliki hak untuk mengedit fi le tersebut. 

c.       Tabel

Dengan menyimpan log di dalam table, dapat memperoleh keuntungan lain, yaitu kemudahan untuk memroses lebih lanjut data log di dalam table tersebut, baik untuk kegunaan analisis ataupun pencarian data. Selain itu, penyimpanan dalam table relatif lebih aman, karena untuk mengaksesnya harus melalui akses database yang menjadi hak database administrator. Data di dalam table juga dapat dengan mudah diekspor menjadi format text, excel, ataupun format umum lainnya, bilamana diperlukan. Beberapa field yang perlu disimpan dalam sebuah Log Audit Trail aplikasi database : 

1.      Tanggal dan jam. 

2.      User/Pengguna. 

3.      Nama table yang diakses. 

4.      Aksi yang dilakukan (INSERT, DELETE, ataukah UPDATE). 

5.  Informasi field/kolom yang diproses, termasuk dengan nilai pada masing-masing field. 

Studi kasus :

Pada suatu hari, sebuah data penting hilang tidak tentu rimbanya.Tentu saja karena sedemikian banyaknya user yang menggunakan aplikasi, atasan Bill menemui masalah untuk menemukan siapa pelakunya.Sebagai programmer aplikasi tersebut, Bill diminta menghadap atasan untuk menemukan solusinya. Atasan (dengan suara berat) : “Begini, saya ingin tahu bagaimana hilangnya data yang sangat penting itu!” Bill: “Eh..baik, Pak. Data tersebut hilang dua hari yang lalu, tepat pukul 17:30, dilakukan oleh karyawan bapak, dengan nomor induk pegawai P007”. Atasan: “Bagus! Rupanya kamu telah menggunakan Log Audit Trail di dalam aplikasi! Gaji kamu tidak jadi saya potong!” Bill: “Log audit? Aplikasi?Ehm... iya, Pak, terima kasih!” Atasan: “Sekarang panggil si... siapa itu, P007!” Bill: “Errr..maaf, Pak, beliau sudah resign, dan titip saya menyampaikan informasi tadi kepada Bapak....”

Kasus imajiner di atas menunjukkan salah satu peran penting fitur Log Audit Trail (atau sering juga disebut dengan Log Tracking), karena tidak semua pengguna aplikasi mengakui (atau menyadari) telah melakukan kesalahan. Aplikasi itu sendiri harus mampu mencatat perubahan yang terjadi pada database, terutama untuk data yang bersifat krusial. Pada aplikasi database, Log Audit Trail merupakan fitur yang menyediakan serangkaian record yang memperlihatkan siapa yang mengakses data tertentu, dan operasi apa yang dilakukannya, pada tanggal dan waktu tertentu. Sehingga, dapat membayangkan semua kegiatan menghapus, menambah, ataupun mengubah data akan disimpan dalam table log, berikut dengan informasi tanggal dan jam, beserta user yang melakukannya (user yang bersangkutan terdeteksi dari login pada aplikasi). Log audit ini dapat membentuk kronologis data tertentu, jika diurutkan berdasarkan waktu. 

Fungsi Log Audit Trail 

Dalam contoh kasus di atas, dan mungkin dalam persepsi kebanyakan orang, Log Audit Trail dibuat untuk keperluan menangkap basah pelaku kesalahan (baik disengaja maupun tidak).Tetapi sebenarnya, fungsi Log Audit Trail tidak terbatas hanya sebagai bukti kesalahan yang dilakukan seseorang. Log Audit Trail pada aplikasi database juga memiliki fungsi atau keuntungan lainnya sebagai berikut: 

1.      Dari data Log Audit, dapat dikembangkan untuk membentuk statistik tertentu, misalnya table mana yang memiliki frekuensi paling sering diakses. Juga dapat dilakukan statistik akses berdasarkan user/pengguna aplikasi. 

2.      Membentuk statistik periode waktu, di mana banyak terjadi transaksi. Bisa jadi statistik ini dapat menjadi informasi yang bermanfaat, untuk dapat ikut berperan menentukan kebijaksanaan atau pertimbangan manajemen. 

3.      Membentuk sistem komputerisasi yang aman dan terpercaya, juga tidak mengenal perlakuan khusus terhadap pengguna tertentu. Log Audit yang baik berlaku adil, menyimpan semua kegiatan yang dilakukan pengguna dalam level yang bertugas mengoperasikan database. 

4.      Menyimpan kronologis data tertentu, misalnya kapan sebuah item tertentu dibuat, diubah, terjadi transaksi, dan seterusnya. Log Audit yang baik mampu menampilkan keseluruhan data tersebut secara kronologis. 

5.      Membentuk disiplin dan tanggung jawab pengguna aplikasi. Masing-masing pengguna bertanggung jawab atas data yang diproses sesuai dengan wewenang dan tugasnya. 

Karena itu, keberadaan Log Audit Trail seharusnya tidak menjadi beban bagi pengguna aplikasi, walaupun tidak dapat dipungkiri bahwa sebagian pengguna justru merasa takut, dan seolah-olah dimata-matai dengan adanya Log Audit Trail. Tetapi dengan pengertian bahwa sudah menjadi tanggung jawab masing-masing untuk melakukan tugas tersebut, maka Log Audit bukan untuk menjadi bukti kesalahan agar dapat menghukum, tetapi justru menjadi pelindung, dan salah satu bukti konsistensi dan kinerja yang baik. Andaikan terjadi kesalahan yang tidak disengaja, hal tersebut akan bermanfaat bagi kita untuk melakukan instropeksi dan koreksi, sehingga menghasilkan sesuatu yang lebih baik lagi.

Kesimpulan
            Audit Trail merupakan urutan kronologis catatan audit, yang masing-masing berisikan bukti langsung yang berkaitan dengan yang dihasilkan dari pelaksanaan suatu proses bisnis atau fungsi sistem. Catatan audit biasanya hasil kerja dari kegiatan seperti transaksi atau komunikasi oleh orang-orang individu, sistem, rekening atau badan lainnya. Dengan adanya Audit Trail diharapkan semua kronologis/kegiatan program dapat terekam dengan baik. IT Audit Trail bisa dikatakan ke akuratan dalam mencatat semua transaksi yang diisi, diubah, atau dihapus oleh seseorang, seseorang di sini merupakan seorang IT yang tentunya ahli dibidang IT Audit. Fasilitas ini dinamakan Audit Trail. Fasilitas ini dapat diaktifkan atau di non-aktifkan melalui menu preferences.Jadi, apa pun yang dilakukan oleh user di Accurate dapat dipantau dari laporan Audit Trail. Laporan ini dapat berupa summary (aktivitas apa saja yang dilakukan), atau detail (semua perubahan jurnal akan ditampilkan).

DAFTAR PUSTAKA

1.      http://alfierizky05.blogspot.com/2013/03/penjelasan-tentang-it-audit-trail-real.html

2.      http://nillafauzy.blogspot.com/2013/03/pengertian-it-audit-trail-real-time.html

3.      http://ayunuranggrainy.blogspot.com/2013/03/pengertian-it-audit-trail-real-time.html

4.      http://www.labcomm.co.uk/id/labdriver/audit-trails.html

5.      http://yuhardin.scriptintermedia.com/view.php?id=637&jenis=Umum